Il rimborso del canone/costo di ricarica può essere ritenuto esente da imposizione in capo al dipendente e completamente deducibile per l’azienda

A partire dal 1° gennaio 2025, aziende e professionisti dovranno far fronte a importanti cambiamenti nella gestione delle trasferte. Infatti, l’articolo 10 del Ddl di Bilancio 2025 prevede che tutte le spese di vitto, alloggio, viaggio, taxi e Ncc, relative alle trasferte di cui al comma, 5 articolo 95 del Tuir – e dunque effettuate fuori dal territorio comunale da dipendenti e da co.co.co. – dovranno essere saldate con mezzi di pagamento tracciabili, come carte di credito, debito o bonifici bancari, per evitare che diventino imponibili (e dunque tassate) in busta paga. In aggiunta, la mancata tracciabilità di tali spese comporta, per l’azienda, la loro relativa indeducibilità ai fini Ires/Irpef nonché Irap (si veda il precedente articolo «Trasferta e rappresentanza, per la deduzione niente contanti»).

Di fatto, per evitare queste penalizzazioni fiscali, il personale in trasferta dovrà avere a disposizione una carta di credito o debito, poiché è impensabile pagare con bonifico le spese ordinarie, quali quelle del taxi, bar o ristorante. Di conseguenza, il nuovo obbligo potrebbe comportare un aumento dei costi aziendali e un ulteriore sforzo organizzativo per adeguare le procedure interne ai requisiti di tracciabilità della normativa.

Per gestire le novità in esame, è possibile attivare carte di credito aziendali. Tuttavia, poiché queste sono generalmente più onerose delle carte personali, una alternativa efficace per contenere i costi è quella di permettere ai dipendenti di usare le proprie carte, esistenti oppure di nuova emissione, anche ricaricabili, eventualmente dedicate esclusivamente alle trasferte di lavoro. In quest’ultimo caso, visto l’obbligo normativo in essere, si ritiene che il rimborso del relativo canone/costo di ricarica sia esente da imposizione in capo al dipendente e completamente deducibile per l’azienda.

Questa soluzione è in linea con il parere favorevole dell’agenzia delle Entrate sull’analoga disciplina relativa alla tracciabilità delle spese per i rifornimenti di carburante, secondo cui «qualora il pagamento avvenga con carta di credito/debito/prepagata del dipendente… ed il relativo ammontare gli sia rimborsato … non vi è dubbio che la riferibilità della spesa al datore di lavoro ne consentirà la deducibilità» (circ. 8/E del 30 aprile 2018). Peraltro, in questo modo, il dipendente è incentivato a fare scelte di spesa più oculate, dovendo anticipare il proprio denaro.

Oltre a queste restrizioni, ne sono previste altre per i professionisti e per le spese di rappresentanza (articolo 10, Ddl di Bilancio 2025). Restano comunque ferme le precedenti limitazioni alla deducibilità dal reddito di impresa. In particolare, l’articolo 95, comma 3 del Tuir stabilisce che le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte svolte fuori dal territorio comunale dai dipendenti e dai co.co.co. sono deducibili dal reddito per un importo non superiore a 180,76 euro al giorno per le trasferte in Italia e 258,23 euro per quelle all’estero.

L’obbligo di tracciabilità non riguarda, invece, le trasferte effettuate all’interno del territorio comunale. In questa ipotesi, le spese relative a prestazioni alberghiere e a somministrazioni di alimenti e bevande, rimangono deducibili nella misura del 75% per l’azienda e integralmente imponibili per il lavoratore (articoli 109, co. 5 e 51, co.1 del Tuir).

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Trasferta e rappresentanza, per la deduzione niente contanti

Per imprese e professionisti dal 2025 obbligo di pagamenti tracciabili per i costi.

Rimborsi non tassati se le spese dei dipendenti saranno saldate con strumenti diversi dal cash

Per imprese e professionisti arriva, dal 2025, l’obbligo di pagare le spese di trasferta e di rappresentanza con carte di credito o altri mezzi di pagamento tracciabili. Chi non si adeguerà, perderà il diritto alla deduzione del costo, sia ai fini Ires che ai fini Irap, e per il dipendente che chiede il rimborso scatterà la tassazione in busta paga. La stretta è prevista dall’articolo 10 del Ddl di Bilancio per il 2025 e riguarderà spese di vitto e alloggio, nonché di trasporto con autoservizi non di linea. I contribuenti devono rapidamente attrezzarsi per adeguare le procedure dei rimborsi spese in vista nell’inizio del nuovo anno.

Spese di taxi e Ncc con carta di credito

L’intervento della legge di bilancio sulle modalità di pagamento delle spese di trasferta (vitto, viaggio e alloggio) tende a contrastare, secondo la relazione tecnica, fenomeni di evasione generati, attualmente, dalla sotto-fatturazione da parte dei prestatori e dalla deduzione in capo ai committenti di costi non effettivamente sostenuti. In realtà, soprattutto nelle imprese piccola e piccolissima dimensione, vi è un ulteriore aspetto evasivo che si realizza attraverso il rimborso a dipendenti o amministratori di note spese di importo gonfiato o comunque non relative a oneri effettivamente pagati.

A fronte di queste situazioni, la legge di bilancio introduce, dal periodo di imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024, un generalizzato obbligo di effettuare pagamenti di spese di vitto, alloggio, viaggio, o trasporto con vettori diversi da quelli pubblici di linea di cui all’articolo 1 della legge 21/1992 (si tratta, in pratica, di taxi o noleggio con conducente, gli Ncc) attraverso bonifici bancari o postali, oppure con mezzi di cui all’articolo 23 del Dlgs 241/1997 (carte di credito e di debito, prepagate, assegni circolari e bancari).

Note spese ai dipendenti

Il primo intervento riguarda la disciplina dei rimborsi per spese di vitto e alloggio, nonché di trasporto e viaggio con taxi e Ncc, ai fini del reddito di lavoro dipendente e assimilato (co.co.co. e amministratori di società). L’articolo 10 aggiunge un periodo al comma 5 dell’articolo 51 del Tuir prevedendo che i rimborsi ivi previsti non concorrono a formare il reddito solo se le spese sono pagate dal dipendente o dall’amministratore con mezzi tracciati. La norma si riferisce a tutte le spese regolate dal comma 5 e dunque non solo a quelle per trasferte fuori dal territorio comunale, ma anche alle spese per trasferte intercomunali (ancorché queste ultime siano già oggi integralmente tassate sul dipendente).

Dovranno essere chiarite le modalità di documentazione del pagamento tracciato da parte del dipendente, ad esempio fornendo copia fotografica degli scontrini dei Pos rilasciati dal taxista, non essendo ipotizzabile una raccolta cartacea di migliaia di documenti.

Limiti alla deducibilità

La norma interviene poi sulla deducibilità di queste spese in capo al contribuente che le sostiene. Per artisti e professionisti, il nuovo comma 6-ter dell’articolo 54 del Tuir stabilisce (fermi restando i limiti di deducibilità previsti dai commi 5 e 6, e dunque il 75% per alberghi e ristoranti, nel tetto massimo del 2% dei corrispettivi percepiti), le spese per prestazioni alberghiere o per somministrazione pasti, come pure quelle per trasporti a mezzo taxi e Ncc, che vengono addebitate analiticamente al cliente, nonché le spese rimborsate per trasferte svolte da dipendenti o lavoratori autonomi, sono deducibili solo se pagate con i richiamati mezzi tracciabili.

Anche per le imprese (articolo 95 Tuir), le spese di vitto e alloggio e i rimborsi analitici di spese di trasporto effettuati con taxi e Ncc diventeranno deducibili, dal 2025, soltanto se pagate con mezzi tracciabili e ciò sia se il costo è sostenuto direttamente, sia in presenza nota spese a piè di lista.

Infine, modificando l’articolo 108 del Tuir, si richiede il pagamento tracciato per dedurre (nei limiti delle soglie previste dal Dm 19 novembre 2008) le spese di rappresentanza sostenute dal prossimo esercizio.

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I nuovi coefficienti fiscali basati sull’alimentazione premiano le elettriche

Tra le auto aziendali a uso promiscuo, elettriche e supercar agevolate; più tassate le altre

Il comma 48 dell’articolo 1 della legge 207/2024 prevede, dal 2025, una nuova tassazione delle auto concesse a uso promiscuo ai lavoratori.

Il nuovo regime, volto a raggiungere gli obiettivi di transizione ecologica ed energetica, mitigazione e adattamento ai cambiamenti climatici previsti nell’ambito dei documenti programmatici, determina, solo in alcuni casi, un incremento dei costi per le aziende e maggiori trattenute fiscali e contributive per i lavoratori (ad esempio, per un’auto full hybrid, che non consente una ricarica esterna come invece le ibride plug-in, con emissione di CO2 tra 61 e 160 g/km, il coefficiente di tassazione passerà dal 30 al 50%). La diminuzione del netto del lavoratore, tuttavia, è in parte compensata dall’aumento della quota di Tfr maturata sul benefit e dall’incremento dei contributi che migliorerà la posizione previdenziale.

Le auto concesse al dipendente possono essere tassate secondo il “valore normale” per le auto concesse solo a utilizzo privato o secondo un “valore convenzionale” per le auto concesse a utilizzo promiscuo. Sulle auto concesse a solo uso lavorativo non sono dovute imposte e contributi. Relativamente alla tassazione delle auto a uso promiscuo, la lettera a) del comma 4 dell’articolo 51 del Tuir determina forfettariamente l’imponibile fiscale sulla base di due componenti:

il costo chilometrico definito annualmente dall’Aci per il modello specifico di veicolo, su una percorrenza convenzionale annua di 15mila km;

un coefficiente fiscale determinato dal legislatore.

Il risultato dell’applicazione del coefficiente al costo chilometrico determina l’imponibile fiscale al netto di eventuali trattenute in capo al dipendente. Il valore fiscale dell’auto rientra nei fringe benefit, anche per il 2025, esenti fino a mille euro o 2mila per i lavoratori con figli a carico.

La legge di Bilancio modifica il coefficiente fiscale prendendo a riferimento non più le emissioni di CO2 ma il tipo di alimentazione usato. Infatti, se la norma in vigore fino al 31 dicembre 2024 prevedeva un coefficiente fiscale, determinato in base alle emissioni di CO2 del veicolo secondo le seguenti percentuali – 25% per veicoli con emissioni fino a 60 g/km, 30% per quelli tra 61 e 160 g/km, 50% per la fascia 161-190 g/km e 60% per oltre 190 g/km – per i veicoli di nuova immatricolazione, concessi in uso promiscuo con contratti stipulati dal 1° gennaio 2025, i coefficienti fiscali utilizzabili saranno i seguenti: 10% in caso di attribuzione di veicoli elettrici a batteria; 20% in caso di assegnazione di veicoli elettrici plug-in ibridi; 50% in tutti gli altri casi (altri ibridi e vetture a metano, gpl, idrogeno, benzina e gasolio).

Ma per chi continuerà ad applicarsi la norma in vigore fino al 31 dicembre 2024, ora sostituita dalla legge di Bilancio 2025? Nell’ultima modifica, risalente al 2020, il legislatore ebbe modo di precisare che la disciplina previgente (quella applicabile fino al 31 dicembre 2019) continuava a operare per veicoli concessi in uso promiscuo con contratti stipulati entro il 30 giugno 2020. Alla luce di questa disposizione, le Entrate, con risoluzione 46/2020, identificarono, ai fini fiscali, tre categorie di veicoli:

veicolo concesso tramite accordo tra le parti – anche sotto forma di lettera di assegnazione sottoscritta tra datore di lavoro e lavoratore – stipulato entro il 30 giugno 2020: applicazione del coefficiente fisso del 30% in vigore fino al 2019;

veicolo concesso con contratto stipulato dal 1° luglio 2020 e immatricolato da tale data: applicazione dei coefficienti in vigore dal 2020;

veicolo concesso con contratto stipulato da luglio 2020 ma immatricolato in data precedente: tassazione secondo il “valore normale” scorporando il valore d’uso nell’interesse del datore di lavoro.

Ma veniamo alla modifica del 2025. La norma prevede l’applicazione dei nuovi coefficienti sui veicoli di nuova immatricolazione concessi in uso promiscuo con contratti stipulati dal 1° gennaio 2025. Pertanto, in prima battuta, è opportuno ritenere applicabile la disposizione in essere al 31 dicembre 2024 a tutti i veicoli già consegnati in virtù del principio di certezza giuridica in campo fiscale rilevabile nello Statuto del contribuente che stabilisce che le disposizioni tributarie non possono avere effetto retroattivo.

Questa interpretazione sembra essere confermata dal fatto che le tabelle Aci pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale del 30 dicembre 2024 determinano il fringe benefit per il 2025 secondo un doppio binario: con i nuovi coefficienti fiscali e con quelli in essere nella versione normativa del 2024.

Inoltre, qualora l’agenzia delle Entrate confermasse l’impostazione interpretativa del 2020, si dovrebbe applicare il regime in vigore nel 2024 anche alle auto assegnate tramite un contratto sottoscritto tra le parti entro il 31 dicembre 2024 (ad esempio, in occasione della definizione dell’ordine dopo la configurazione del veicolo da parte del lavoratore) ancorché la consegna effettiva del veicolo avvenisse nel 2025. Infatti, secondo la novellata lettera a) del comma 4 dell’articolo 51 del Tuir, la nuova disciplina si applica ai soli nuovi veicoli «concessi in uso promiscuo con contratti stipulati a decorrere dal 1° gennaio 2025».